在用户打开数据库时，Microsoft Access根据用户输入的用户名称和密码，在工作组信息文件的MsysAccounts表中查找该用户的SID，若未找到则提示帐户无效并让重新输入；若找到了用户的SID，则在MsysGroups表中查找到用户所属组的SID。根据找到的用户和组的SID，再去数据库(.mdb)的MSysACEs表中查找对应的数据库对象ID和其权限信息，由此可以确定用户和组可以访问什么数据库对象及有什么操作权限。
4、用户与工作组
在默认的工作组信息文件System.mdw中，默认的有三个帐户：Admin、Creator、Engine，其中Creator和Engine是Microsoft Jet数据库引擎内建的，用户无法干涉。管理员帐户Admin，则是唯一的默认帐户，拥有对数据库中所有对象的全部权限，在中文Access中，帐户名可以是“管理员”也可以是英文下的Admin。
在默认的工作组信息文件中，默认设置了两个工作组：管理员组和用户组。
在默认状态下，用户启动Access时使用的是Admin帐户，且无须输入用户名称和密码，因为其名称Admin默认，而初始密码为空。若：用此默认方式启动Access，然后点击菜单工具—安全—用户与组帐号，在用户与组帐号窗口中，选更改登录密码选项卡，在旧密码输入框中空着，新密码、验证输入框中填入新密码，就可以增设了管理员帐号的新密码。如果不是默认登录方式进入的，只须在旧密码输入框中填入旧密码，就可以更改密码。对于其它的用户，也可以同样的更改自己的密码。设置了密码后，再启动Access打开数据库，就会要求输入用户帐号了。
管理员帐号的SID，对于所有的工作组信息文件都是一样的，这意味着：无论是用哪一个工作组信息文件关联到Access启动系统，都可以使用管理员帐号去访问所有本机的Access数据库。
创建对象的用户，是该对象的所有者，拥有全部权限。即使被管理员撤消了权限，也可以进入用户与组权限对话框，给自己指定权限。管理员不能永久彻底撤消对象所有者的权限，但是可以改变对象的所有者。所以管理员除了要控制好权限外，还要适时的改变对象的所有者，才能保证安全。
5、用户与工作组的管理与权限
设置工作组，是为了分配和管理权限的方便，可以将用户划分分配到工作组，然后对工作组授予权限，而不用一个个的对用户授权。默认的管理员组和用户组，一般就已经可以满足使用了，默认都拥有全部权限。管理员组的SID对所有的工作组信息文件都相同，而用户组的SID对所有工作组信息文件都不同。所有用户都属于用户组。
管理员拥有全部的权限，而用户的权限最好是来自于用户组而不是单独授权。为了安全，不应该让用户组拥有全部权限。
对用户和组的管理，可以按如下步骤：
启动Access，必须用管理员的帐号登录。
打开要管理的数据库。
